Zum Inhalt

Für den Vorstand

Ob Klubsache zu Euch kommt, entscheidet Ihr im Vorstand.

Klubsache ist die Vereins-App für Mitglieder, Beiträge, Training und Chat, im Browser und auf dem Telefon. Hier steht, was ein Vorstand vor einem Wechsel wissen will: wo der Server steht, wie die Beiträge laufen, wer was darf und wie der Ausstieg geht.

Gespräch anfragen

Ein Server in der EU.

Klubsache läuft auf einem Server in der EU, im Rechenzentrum der Host Europe GmbH. Jeder Verein sieht nur seine eigenen Mitglieder, Dateien und Zahlen.

Klubsache

Sechs Antworten für den Vorstand

Für die nächste Sitzung, auf einer Seite

Klubsache: die Vereins-App für Mitglieder, Beiträge, Training und Chat. Im Browser und auf dem Telefon. Klubsache gibt es im App Store und bei Google Play.

Daten und Kinder
Klubsache läuft auf einem Server in der EU, im Rechenzentrum der Host Europe GmbH. Jedes Mitglied stellt selbst ein, was die anderen Mitglieder von ihm sehen. Ob ein Kind unter 16 in den Chat darf, entscheiden seine Eltern.
Die Einführung
Neue Mitglieder bekommen ihren Zugang mit der Aufnahme, bei Kindern die Eltern. In der Regel setzt jeder sein Passwort selbst, über einen Link an die eigene Mail.
Der Umzug
Eure Mitgliederliste übernehmen wir beim Einrichten aus Eurer Tabelle. Vorhandene Mandatsreferenzen bleiben, wie sie sind.
Ältere Mitglieder
Browser und App zeigen dieselben Daten. Wer sich selten anmeldet, nimmt den Anmeldelink aus der Mail. In der App wächst die Schrift mit der Einstellung des Telefons.
Die Beiträge
Je Monat gibt es genau einen Beitragslauf. Jede Zeile zeigt Basisbeitrag und Familienrabatt. Kommt der Kontoauszug, lest Ihr ihn ein. Der passende Beitrag steht danach auf bezahlt.
Der Ausstieg
Mitglieder, Beiträge, Kasse, Anwesenheit und Termine ladet Ihr jederzeit selbst als Tabellen herunter. Was bei Vertragsende gilt, steht in den Nutzungsbedingungen unter klubsache.de/nutzungsbedingungen. Gekündigt wird per Knopf unter klubsache.de/kuendigen.
klubsache.de/vorstand

Den Preis nennen wir Euch im Gespräch.

Telefon 02388 4766752 · hallo@klubsache.de · klubsache.de/vorstand

Klubsache ist ein Produkt der PFAUMEDIA GmbH & Co. KG, Heessener Str. 37a, 59229 Ahlen.

Stand: 27.09.2026

Jeden Beitrag seht Ihr in seiner Zeile.

Klubsache rechnet den Monatsbeitrag jedes Mitglieds. Grundlage sind Eure Sätze nach Alter und Mitgliedsart, mit Familienrabatt und Befreiungen. Jeder Monat hat genau einen Beitragslauf, auch wenn Ihr neu rechnet. Jede Zeile zeigt Basisbeitrag und Familienrabatt. Kommt der Kontoauszug, lest Ihr ihn ein. Der passende Beitrag steht danach auf bezahlt. Passt eine Zahlung zu zwei Beiträgen, entscheidet Ihr. Wer was offen hat, steht in einer Liste. Die Erinnerung per Mail schickt Ihr bewusst von Hand. Den Kassenbericht fürs Jahr holt Ihr als PDF, die Einnahmen und Ausgaben als Tabelle für den Steuerberater.

Was die anderen Mitglieder sehen, stellt jeder selbst ein.

Ob ein Kind unter 16 in den Chat darf, entscheiden die Eltern mit einem Schalter. Einzelchats mit Kindern unter 16 geben die Eltern frei, und ein Elternteil liest sichtbar mit. Fotos aus dem Verein öffnet Ihr in Klubsache nach der Anmeldung. Jeder Bildlink läuft nach spätestens 24 Stunden ab. Die App öffnet sich auf Wunsch nur mit Gesicht, Finger oder Geräte-PIN.

Wer was darf, legt Ihr selbst fest.

Geld einziehen, Trainer auszahlen und Prüfungen freigeben sind eigene Rechte. Fährt der Kassenwart in den Urlaub, bekommt die Vertretung ein Recht auf Zeit. Nach dem Stichtag erlischt es von selbst. Ihr seht, wer wem wann welches Recht gegeben hat. Bei einem Recht auf Zeit steht der Grund dabei.

Vorhandene Mandats­referenzen bleiben, wie sie sind.

Eure Mitgliederliste übernehmen wir beim Einrichten aus Eurer Tabelle. Den Kontoauszug aus dem Onlinebanking lest Ihr in Klubsache ein.

Der Ausstieg liegt bei Euch.

Mitglieder, Beiträge, Kasse, Anwesenheit und Termine ladet Ihr jederzeit selbst als Tabellen herunter. Ein Erklärblatt liegt bei. Was bei Vertragsende gilt, steht in den Nutzungsbedingungen. Gekündigt wird per Knopf.

Neue Mitglieder tragen sich selbst ein.

Interessenten melden sich selbst zum Probetraining an. Legt fest, wer für neue Kinder zuständig ist. Dann bekommt diese Person bei jeder Anmeldung eines Kindes eine Mail. Ist die Aufnahme in Klubsache geöffnet, reicht eine Zeile auf Eurer Vereinsseite, und Euer Beitrittsformular steht dort. Auf Wunsch wird erst aufgenommen, wenn zwei aus dem Vorstand zugestimmt haben.

Ein Klick

auf „Aufnehmen“, und das neue Mitglied steht in Eurer Liste und hat seinen Zugang, bei Kindern als Elternkonto.

Nachgezählt am 26.09.2026 in der Weboberfläche von Klubsache, mit einem erfundenen Beispielverein.

Probetrainingsseite des Beispielvereins im Browser: Vereinslogo, die Überschrift „Probetraining beim SV Eulenbrück 1974 e.V.“, darunter die Auswahl „Wann möchtest Du kommen?“ und die Felder Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail und Telefon.
So trägt sich ein Gast ein: die Probetrainingsseite des Vereins im Browser. Ausschnitt. Beispielverein, erfundener Name.

Der Preis

Den Preis für Euren Verein nennen wir Euch im Gespräch.

Gespräch anfragen

Was Klubsache heute kann.

Alles hier ist in Klubsache freigeschaltet, im Browser, in der App oder in beiden.

Mitglieder und Familien

  • Mitgliederliste mit Suche und Filtern, dazu die Akte je Mitglied mit Daten, Zugang und Notizen.
  • Eltern pflegen mit einem Zugang ihre eigenen Daten und die ihrer Kinder.
  • Wer umzieht, trägt die neue Adresse selbst ein, und sie gilt sofort. Eine neue Bankverbindung geht als Antrag an den Kassenwart.
  • Den Notfallkontakt sehen Vorstand und Trainer als wählbare Nummer.
  • Auf Wunsch fragt Klubsache einmal im Jahr jedes Mitglied mit Zugang, ob seine Daten stimmen.
  • Geburtstage, Jubiläen und Neue stehen in Klubsache auf der Startseite. Geburtstage von Kindern sind ab Werk ausgeblendet.

Aufnahme

  • Euer Beitrittsformular stellt Ihr selbst zusammen, mit Euren eigenen Fragen.
  • Ein Antrag zählt, sobald die Mailadresse bestätigt ist.
  • Aufgenommen wird im Browser oder in der App. Auf Wunsch erst, wenn zwei aus dem Vorstand zugestimmt haben.
  • Nach der Aufnahme zeigt Euch eine Liste, was noch zu erledigen ist.
  • Auf Wunsch bekommt jedes neue Mitglied eine Begrüßung per Mail, bei Kindern geht sie an die Eltern.
  • Interessenten tragen sich selbst ins Probetraining ein.

Training

  • Der Trainingsplan zeigt Tag, Uhrzeit, Ort und Trainer, die Gruppen in Farbe.
  • Zu- und Absage je Termin, Eltern sagen für jedes Kind einzeln zu.
  • Wer in der Halle steht, hakt sich selbst ab, schon eine Stunde vor Beginn.
  • Der Trainer sieht jede Zusage oben in seiner Liste.
  • Offene Listen bleiben stehen. Nachtragen geht auch Tage später.
  • Die Liste braucht beim Öffnen Netz. Was der Trainer in der Halle abhakt, bleibt im Telefon gespeichert, bis es angekommen ist.
  • Die Trainings stehen auf Wunsch im Kalender des Telefons, Absagen inklusive.
  • Ein Halbjahr Training legt Ihr als wöchentliche Serie mit Enddatum an.
  • Mehrere Trainer stehen gleichrangig am selben Termin. Ein unbesetztes Training übernimmt, wer als Trainer Zeit hat.

Vereinsleben

  • Veranstaltungen mit Anmeldung, Begleitpersonen und Mitbringliste.
  • Gäste melden sich über einen Einladungslink an, mit ihrem Namen.
  • Wer welchen Hallenschlüssel hat, steht auf einer Liste, mit Unterschrift auf dem Bildschirm und Protokoll als PDF.
  • Aushänge am Schwarzen Brett verschwinden nach dem Enddatum von selbst.

Chat

  • Jede Trainingsgruppe bekommt ihren eigenen Chat.
  • Wer dazukommt, fragt an, und der Trainer nimmt ihn auf.
  • Fotos, Dateien und Sprachnachrichten gehen direkt in die Gruppe.
  • Ob ein Kind unter 16 in den Chat darf, entscheiden die Eltern mit einem Schalter.
  • Jeder kann eine Nachricht melden, und der Schreiber erfährt, warum sie herausgenommen wurde.
  • Nach zwei Jahren räumt der Chat alte Nachrichten samt Fotos selbst auf, oder nach Eurer eigenen Frist.

Rundmail

  • Im Browser geht die Rundmail an eine Trainingsgruppe oder eine Altersspanne. Eltern mit mehreren Kindern bekommen sie einmal.

Prüfungen, für Kampfsportvereine

  • Jede Familie sieht, ab wann ihr Kind zur nächsten Prüfung antreten kann.
  • Wer „Bestanden“ antippt, hat die Graduierung gleich in der Akte.
  • Die Meldeliste geht per Mail an den Landesverband, als PDF und als Tabelle.

Beiträge

  • Monatsbeitrag nach Euren Sätzen, mit Familienrabatt und Befreiungen.

Kasse

  • Kassenbuch mit Barkasse und Konto getrennt.
  • Den Kontoauszug lest Ihr ein, der passende Beitrag steht danach auf bezahlt.
  • Wer was offen hat, steht in einer Liste. Die Erinnerung per Mail schickt Ihr bewusst von Hand.
  • Den Kassenbericht fürs Jahr holt Ihr als PDF, die Einnahmen und Ausgaben als Tabelle für den Steuerberater.
  • Jahresplanung mit Plan gegen Ist, im Browser.
  • Rechnungen an Mitglieder kommen als PDF aus dem Kassenbuch, im Browser.

Trainer und Minijob

  • Einsätze bestätigt der Trainer am Telefon, abgerechnet werden nur bestätigte Einsätze.
  • Den Zeitnachweis nach Mindestlohngesetz holt Ihr als PDF.
  • Eine Ampel zeigt, ob ein Trainer an seine Grenze kommt. Ist seine Erklärung eingetragen, rechnet die Ampel mit, was er anderswo verdient.
  • Klubsache rechnet den Minijob-Beitragsnachweis aus, Ihr übertragt die Zahlen ins SV-Meldeportal.
  • Klubsache zeigt, welche Minijob-Meldung wann fällig ist, und bereitet die Angaben fürs Meldeportal vor.

Rollen und Zugang

  • Ihr legt selbst fest, wer was darf.
  • Ein Recht auf Zeit erlischt nach dem Stichtag von selbst.
  • Anmeldung mit Passwort oder per Anmeldelink aus der Mail, der eine Stunde gilt.
  • Ab 13 bekommt ein Kind einen eigenen Zugang, wenn die Eltern zustimmen. Ab 16 bekommt es ihn auf eigenen Wunsch.
  • Jeder kann seinen Zugang selbst löschen, die Mitgliedschaft mit Beiträgen und Prüfungen bleibt beim Verein.

Einrichten und Telefon

  • Euer Vereinslogo steht in Klubsache, im Beitrittsformular und auf den PDFs.
  • Abteilungen lassen sich einschalten, mit eigener Kasse und IBAN je Abteilung.
  • Klubsache gibt es im App Store und bei Google Play.
  • Läuft ab dem iPhone 8, ab Android 7 und auf dem iPad.Ab iOS und iPadOS 16.4, ab Android 7.0.
  • In der App wächst die Schrift mit der Einstellung des Telefons.

Den Rest klären wir im Gespräch.

Im Gespräch zeigen wir Euch Klubsache am Bildschirm.

Gespräch anfragen

Fragt Ihr an, melden wir uns persönlich. Neue Vereine nehmen wir einen nach dem anderen auf.