Nutzungsbedingungen

Vereinsverwaltung Klubsache · Fassung 1.0 · Stand 9. August 2026 · gilt ab Vertragsschluss

Diese Bedingungen regeln, was der Verein von Klubsache bekommt, was er dafür zahlt und wer wofür geradesteht. Sie bilden zusammen mit der Bestellung den Nutzungsvertrag. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört dazu und regelt den Umgang mit den Mitgliederdaten.

§ 1 Geltung und Vertragsunterlagen

1. Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Vereinsverwaltung Klubsache, die PFAUMEDIA über das Internet bereitstellt.
2. Der Nutzungsvertrag besteht aus der Bestellung, diesen Bedingungen samt Anlagen und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Widersprechen sich die Unterlagen, gilt diese Reihenfolge; in Fragen des Datenschutzes geht der Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor.
3. Eigene Bedingungen des Vereins gelten nur, soweit PFAUMEDIA ihnen in Textform zustimmt.

§ 2 Wie der Vertrag zustande kommt

1. Der Verein bestellt Klubsache in Textform. Die Darstellung von Klubsache auf der Website ist noch kein Angebot.
2. Der Vertrag kommt zustande, wenn PFAUMEDIA die Bestellung in Textform bestätigt oder den Zugang freischaltet.
3. Der Verein sichert zu, dass die Person, die bestellt, dazu befugt ist. PFAUMEDIA darf einen Nachweis verlangen.
4. PFAUMEDIA speichert den Vertragstext und stellt ihn dem Verein in Textform zur Verfügung. Die jeweils gültige Fassung dieser Bedingungen ist unter klubsache.de/nutzungsbedingungen abrufbar.
5. Ist der Verein Verbraucher, steht ihm das Widerrufsrecht nach Anlage 2 zu. Soll die Nutzung vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnen, verlangt er das bei der Bestellung ausdrücklich; erst dann schaltet PFAUMEDIA den Zugang vorzeitig frei.

§ 3 Was Klubsache leistet

1. PFAUMEDIA stellt Klubsache über das Internet zur Nutzung bereit. Die Software läuft in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union; den Betreiber nennt Anlage 3 des Vertrages zur Auftragsverarbeitung. Der Verein erhält die Software nicht zur Installation.
2. Welche Bereiche Klubsache umfasst, steht in Anlage 1. Maßgeblich ist der jeweils freigeschaltete Umfang.
3. Der Zugang erfolgt über einen gängigen Browser, auch auf dem Mobiltelefon. Stellt PFAUMEDIA zusätzlich eine App bereit, kann der Verein sie nutzen; ein Anspruch darauf besteht nicht. Internetzugang, Endgeräte und deren Einrichtung sind Sache des Vereins.
4. PFAUMEDIA entwickelt Klubsache weiter und darf einzelne Funktionen ändern, solange der vertragliche Nutzen erhalten bleibt. Fällt eine Funktion dauerhaft weg, auf die der Verein bei Vertragsschluss vertrauen durfte, teilt PFAUMEDIA das mindestens sechs Wochen vorher mit; der Verein kann die Nutzung dann zum Wirksamwerden beenden.
5. Fragen zur Bedienung beantwortet PFAUMEDIA an Werktagen per E-Mail an info@pfaumedia.de. Eine Schulung vor Ort, die Übernahme von Verwaltungsarbeit oder die Erstellung eigener Auswertungen gehören nicht zur Leistung; darüber verständigen sich die Parteien gesondert nach § 9 Abs. 5.

§ 4 Verfügbarkeit

1. PFAUMEDIA hält Klubsache im Monatsmittel zu 99 Prozent verfügbar. Verfügbar heißt, dass die Anmeldung und die freigeschalteten Bereiche über das Internet erreichbar sind.
2. Nicht in die Berechnung fallen angekündigte Wartung bis zu vier Stunden im Monat, Störungen im Verantwortungsbereich des Vereins oder seiner Zugangsanbieter und Ereignisse höherer Gewalt. Längere Wartung zählt als Ausfall.
3. Wartung kündigt PFAUMEDIA mindestens 24 Stunden vorher an und legt sie nach Möglichkeit in die Nacht oder an Wochenenden. Sicherheitsaktualisierungen, die keinen Aufschub dulden, spielt PFAUMEDIA sofort ein und teilt das nachträglich mit.
4. Störungen meldet der Verein an info@pfaumedia.de. PFAUMEDIA beginnt an Werktagen nach Eingang der Meldung mit der Bearbeitung.

§ 5 Nutzungsrecht

1. Der Verein darf Klubsache während der Vertragslaufzeit für seine eigene Vereinsarbeit nutzen. Das Recht ist einfach, nicht übertragbar und nicht unterlizenzierbar.
2. Zugänge dürfen die Mitglieder, Trainer und Vorstandsmitglieder des Vereins nutzen sowie Personen, die der Verein mit Kassenprüfung, Buchhaltung oder steuerlicher Beratung beauftragt hat. Die Nutzung für einen anderen Verein oder für dessen Zwecke ist nicht zulässig.
3. Alle Rechte an der Software, am Namen Klubsache und an den Gestaltungen bleiben bei PFAUMEDIA. Der Verein bearbeitet die Software nicht, entschlüsselt sie nicht und umgeht keine Schutzvorkehrungen. Die zwingenden Rechte aus §§ 69d und 69e des Urheberrechtsgesetzes bleiben unberührt.
4. Die Daten, die der Verein und seine Mitglieder in Klubsache eingeben, bleiben Sache des Vereins. PFAUMEDIA nutzt sie nur, um den Vertrag zu erfüllen. Auswertungen über mehrere Vereine hinweg erstellt PFAUMEDIA nur aus anonymisierten Daten, ohne Rückschluss auf einen einzelnen Verein oder eine einzelne Person; die datenschutzrechtliche Grundlage regelt § 2 Abs. 6 des Vertrages zur Auftragsverarbeitung.

§ 6 Pflichten des Vereins

1. Der Verein benennt eine Person, die die Zugänge verwaltet und Ansprechpartner für PFAUMEDIA ist. Wechselt sie, teilt der Verein das unverzüglich mit.
2. Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen nicht weitergegeben werden. Besteht der Verdacht, dass ein Zugang in falsche Hände geraten ist, meldet der Verein das unverzüglich; PFAUMEDIA kann den Zugang dann sperren.
3. Der Verein vergibt Rollen so, dass jede Person nur sieht, was sie für ihre Aufgabe braucht. Er prüft die Rollen regelmäßig und entzieht Zugänge, sobald der Grund für sie entfällt.
4. Für die Richtigkeit und Aktualität der eingegebenen Daten steht der Verein ein. Das gilt besonders für Bankverbindungen, Lastschriftmandate, Beitragssätze, Graduierungen und die Angaben, die in Meldungen an Dritte einfließen.
5. Der Verein holt die Zustimmungen ein, die für die Nutzung durch seine Mitglieder nötig sind, insbesondere die Zustimmung der Erziehungsberechtigten für die Teilnahme Minderjähriger am Gruppenchat. Er informiert seine Mitglieder über die Verarbeitung ihrer Daten.
6. Der Verein nutzt Klubsache nicht rechtswidrig. Er sorgt dafür, dass über den Gruppenchat und die Rundmail keine rechtswidrigen Inhalte verbreitet werden, und geht Meldungen aus der Moderation nach.
7. Verletzt der Verein diese Pflichten und entsteht PFAUMEDIA daraus ein Schaden, stellt der Verein PFAUMEDIA von Ansprüchen Dritter frei, soweit er die Verletzung zu vertreten hat. PFAUMEDIA informiert den Verein über solche Ansprüche und stimmt die Verteidigung mit ihm ab.

§ 7 Grenzen der Leistung

1. Klubsache ist Software. PFAUMEDIA erbringt damit keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes. Die Ergebnisse aus Kassenbericht, Einnahmenüberschussrechnung, Zuwendungsbestätigung, Entgeltabrechnung und Beitragsnachweis sind Vorschläge auf Grundlage der eingegebenen Daten. Ob sie richtig und vollständig sind und ob sie so eingereicht werden können, prüft der Verein selbst oder mit seinem Steuerberater.
2. Für Meldungen an den Landesverband, den Landessportbund, die Minijob-Zentrale, das Finanzamt oder andere Stellen bleibt der Verein verantwortlich. Klubsache bereitet sie vor; abgegeben werden sie vom Verein.
3. Klubsache erzeugt Dateien für den Lastschrift- und Überweisungsverkehr. Der Verein reicht sie selbst bei seiner Bank ein. PFAUMEDIA führt keine Zahlungen aus, nimmt keine Gelder entgegen und erbringt keine Zahlungsdienste.
4. Die Verantwortung dafür, dass die Voraussetzungen für Beitragseinzug, Steuerbegünstigung und Vergütung von Trainern vorliegen, trägt der Verein.

§ 8 Datenschutz

1. Der Verein bleibt Verantwortlicher für die Daten seiner Mitglieder. PFAUMEDIA verarbeitet sie in seinem Auftrag.
2. Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; er ist Bestandteil dieses Vertrages.
3. Wie PFAUMEDIA mit den Daten der Nutzer umgeht, steht in der Datenschutzerklärung unter klubsache.de/datenschutz.

§ 9 Vergütung

1. Die Vergütung ergibt sich aus der Bestellung. Sie versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Die Vergütung ist im Voraus fällig, je nach Bestellung monatlich oder jährlich; die Rechnung geht elektronisch zu.
3. Ist in der Bestellung eine kostenfreie Nutzung vereinbart, gelten diese Bedingungen mit Ausnahme der Absätze 1, 2 und 4. PFAUMEDIA kann die kostenfreie Nutzung mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende beenden oder auf eine entgeltliche Nutzung umstellen; der Verein kann die Umstellung ablehnen und die Nutzung zum selben Zeitpunkt beenden.
4. PFAUMEDIA kann die Vergütung anpassen, um Änderungen der eigenen Kosten weiterzugeben, insbesondere für Betrieb und Wartung der Server, für Lizenzen, für Personal und für gesetzliche Abgaben. Eine Erhöhung ist nur zulässig, soweit diese Kosten seit der letzten Festsetzung gestiegen sind; gesunkene Kosten rechnet PFAUMEDIA gegen. Die Anpassung teilt PFAUMEDIA mindestens drei Monate vor dem Wirksamwerden in Textform mit und nennt den Grund. Der Verein kann die Nutzung zum Wirksamwerden der Anpassung beenden; darauf weist PFAUMEDIA in der Mitteilung hin. Steigt die Vergütung innerhalb von zwölf Monaten um mehr als zehn Prozent, wird die Anpassung erst mit der Zustimmung des Vereins wirksam.
5. Leistungen, die über den Umfang aus § 3 hinausgehen, vergütet der Verein nach Aufwand mit 120 Euro netto je Stunde. Derselbe Stundensatz gilt für Mehraufwand nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung; für seine Anpassung gilt Absatz 4 entsprechend. PFAUMEDIA weist vorher darauf hin, dass die Leistung vergütungspflichtig ist, und beginnt erst nach Zustimmung in Textform.
6. Gerät der Verein mit mehr als zwei Monatsbeträgen in Verzug, kann PFAUMEDIA den Zugang sperren. Sie kündigt die Sperre mindestens zwei Wochen vorher in Textform an. Während der Sperre stellt PFAUMEDIA dem Verein seine Daten auf Verlangen in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit; nach dem Ende des Vertrages gilt § 11. Der Anspruch auf die Vergütung bleibt bestehen.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit.
2. Jede Seite kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende in Textform kündigen. Ist der Verein Verbraucher, kann er mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen.
3. Endet der Vertrag vor Ablauf eines im Voraus bezahlten Zeitraums, erstattet PFAUMEDIA die Vergütung für die verbleibende Zeit anteilig. Das gilt nicht, wenn der Verein den Grund für eine Kündigung durch PFAUMEDIA aus wichtigem Grund zu vertreten hat.
4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für PFAUMEDIA insbesondere vor, wenn der Verein trotz Mahnung mit mehr als drei Monatsbeträgen in Verzug ist oder wenn er Klubsache trotz Abmahnung erheblich vertragswidrig nutzt.
5. Sperrt PFAUMEDIA den Zugang nach § 9 Abs. 6, ändert das an der Laufzeit nichts.

§ 11 Was mit den Daten nach dem Ende geschieht

1. Während der Laufzeit kann der Verein seine Daten jederzeit selbst aus Klubsache exportieren.
2. Nach dem Ende stellt PFAUMEDIA sämtliche Daten des Vereins in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit und löscht sie anschließend. Fristen und Einzelheiten regelt § 9 des Vertrages zur Auftragsverarbeitung.
3. Der Verein kann stattdessen die Löschung ohne vorherige Bereitstellung verlangen. Er teilt seine Wahl bis zum Ende der Nutzung in Textform mit.

§ 12 Mängel

1. PFAUMEDIA hält Klubsache in einem zur vertragsgemäßen Nutzung geeigneten Zustand. Für Mängel gilt das Mietrecht mit den Maßgaben dieses Paragraphen.
2. Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs für Mängel, die bei Vertragsschluss vorhanden waren, ist ausgeschlossen. § 13 bleibt unberührt.
3. Mängel meldet der Verein unverzüglich in Textform und beschreibt, wie sie auftreten. Er unterstützt PFAUMEDIA bei der Eingrenzung, soweit ihm das zumutbar ist.
4. Die Minderung tritt nach dem Gesetz ein. Zeigt der Verein einen Mangel schuldhaft nicht an, kann er die Rechte aus § 536 des Bürgerlichen Gesetzbuchs nicht geltend machen, soweit PFAUMEDIA wegen der unterbliebenen Anzeige keine Abhilfe schaffen konnte (§ 536c Abs. 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs).

§ 13 Haftung

1. PFAUMEDIA haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, im Umfang einer übernommenen Garantie und in den Fällen des Produkthaftungsgesetzes.
2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet PFAUMEDIA nur für die Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieses Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Verein regelmäßig vertrauen darf, und der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens auf 25.000 Euro je Schadensfall und 50.000 Euro für alle Schadensfälle eines Kalenderjahres. Diese Höchstbeträge gelten für Ansprüche aus diesem Vertrag und aus dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zusammen; sie werden nicht addiert.
3. Für den Verlust von Daten haftet PFAUMEDIA nach den Absätzen 1 und 2, jedoch nur bis zu dem Aufwand, der für die Wiederherstellung aus der Sicherung entstanden wäre, die PFAUMEDIA nach Anlage 2 des Vertrages zur Auftragsverarbeitung vorhält. PFAUMEDIA sichert die Daten täglich.
4. Eine weitergehende Haftung besteht nicht. Diese Beschränkungen gelten auch für die Haftung der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen von PFAUMEDIA.
5. Ansprüche aus der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere aus Art. 82, bleiben unberührt.

§ 14 Höhere Gewalt

1. Kann eine Seite ihre Pflichten wegen eines Ereignisses nicht erfüllen, das außerhalb ihres Einflusses liegt und das sie auch mit zumutbarer Sorgfalt nicht abwenden konnte, ruht diese Pflicht für die Dauer des Ereignisses. Dazu zählen Naturereignisse, Krieg, Aufruhr, behördliche Anordnungen, Streik und großflächige Ausfälle des Strom- oder Telekommunikationsnetzes.
2. Die betroffene Seite teilt das Ereignis unverzüglich mit. Dauert es länger als zwei Monate, kann jede Seite den Vertrag außerordentlich kündigen.

§ 15 Änderungen dieser Bedingungen

1. PFAUMEDIA kann diese Bedingungen ändern, soweit die Änderung durch eine Änderung der Rechtslage, durch die Rechtsprechung, durch eine behördliche Anordnung oder durch eine Weiterentwicklung von Klubsache veranlasst ist und den Verein nicht schlechter stellt.
2. Die Änderung teilt PFAUMEDIA mindestens sechs Wochen vor dem Wirksamwerden in Textform mit und stellt die neue Fassung bereit. Widerspricht der Verein bis zum Wirksamwerden in Textform, gilt die bisherige Fassung fort; PFAUMEDIA kann dann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende kündigen. Auf Widerspruchsrecht und Frist weist PFAUMEDIA in der Mitteilung hin.
3. Änderungen, die den Verein schlechterstellen, insbesondere Änderungen der Vergütung, des Leistungsumfangs oder der Haftung, bedürfen seiner Zustimmung. Für die Vergütung gilt § 9 Abs. 4, für den Leistungsumfang § 3 Abs. 4.

§ 16 Schlussbestimmungen

1. Erklärungen nach diesem Vertrag bedürfen der Textform. E-Mail genügt. Das gilt auch für die Änderung dieser Klausel.
2. Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag überträgt der Verein nur mit Zustimmung von PFAUMEDIA in Textform. Geht der Verein in einem anderen Verein auf, tritt dieser an seine Stelle, wenn PFAUMEDIA nicht innerhalb eines Monats nach der Mitteilung widerspricht.
3. Gegen Forderungen von PFAUMEDIA rechnet der Verein nur mit Forderungen auf, die unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif sind. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm zu, soweit es auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
4. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt, was ihr wirtschaftlich am nächsten kommt.
5. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Für den Gerichtsstand gelten die gesetzlichen Vorschriften.
6. PFAUMEDIA nimmt an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle nicht teil und ist dazu nicht verpflichtet.

Anlage 1 · Leistungsumfang von Klubsache

zu § 3 Abs. 2 · Stand 9. August 2026

Klubsache umfasst die folgenden Bereiche. Welche davon freigeschaltet sind, ergibt sich aus der Bestellung.

Bereich	Was er leistet
Mitglieder	Stammdaten, Mitgliedsnummern, Familienzuordnung, Ein- und Austritte, Mitgliedsarten, Änderungsanträge mit Freigabe durch den Vorstand
Beiträge	Beitragssätze, Lastschriftmandate, Beitragsläufe, Erzeugung der Lastschriftdatei zur Einreichung durch den Verein, offene Posten, Mahnwesen mit Mahnstufen
Kasse	Kassenbuch, Einlesen des Kontoauszugs mit Zuordnung, Einnahmenüberschussrechnung, Kassenbericht, Zuwendungsbestätigungen, Beitragsbefreiungen
Training	Termine, Zu- und Absagen, Anwesenheit über eine Anwesenheitsliste
Prüfungen	Graduierungen, Prüfungsreife nach den Vorgaben des Verbandes, Zulassungen und Freigaben durch Trainer
Verband	Meldelisten für Prüfungen als Datei und als PDF, Bestandserhebung für den Landessportbund
Trainer	Trainerprofile, Erfassung und Bestätigung von Einsätzen, Abrechnungsläufe, Erzeugung der Überweisungsdatei, Zeitnachweise, Erklärung zum Übungsleiterfreibetrag
Minijob	Datenblatt, Entgeltabrechnung und Beitragsnachweis als Vorbereitung für die Meldung durch den Verein
Kommunikation	Gruppenchat mit Moderation und Elternfreigabe, Rundmail, Push-Mitteilungen
Zugang	Rollen und Rechte, eigener Bereich für jedes Mitglied, Bedienung über den Browser auch auf dem Mobiltelefon

Anlage 2 · Widerrufsbelehrung, soweit der Verein Verbraucher ist

zu § 2 Abs. 5 · Stand 9. August 2026

Ein Verein, der Klubsache ausschließlich zur Verwaltung seiner ideellen Vereinsarbeit einsetzt und dabei nicht gewerblich oder selbständig beruflich handelt, kann Verbraucher im Sinne des § 13 des Bürgerlichen Gesetzbuchs sein. In diesem Fall gilt die folgende Belehrung. Handelt der Verein als Unternehmer, besteht kein Widerrufsrecht.

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, binnen vierzehn Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt vierzehn Tage ab dem Tag des Vertragsschlusses.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns

mittels einer eindeutigen Erklärung, zum Beispiel einem mit der Post versandten Brief oder einer E-Mail, über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das beigefügte Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist.

Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.

Folgen des Widerrufs

Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart; in keinem Fall werden Ihnen wegen dieser Rückzahlung Entgelte berechnet.

Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistung während der Widerrufsfrist beginnen soll, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrags unterrichten, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.

Muster-Widerrufsformular

Diese Fassung als PDF · Vertrag zur Auftragsverarbeitung als PDF