Datenschutz

Stand: 9. August 2026

Diese Erklärung hat zwei Teile, weil es zwei verschiedene Dinge sind. Der erste betrifft diese Website klubsache.de. Der zweite betrifft die App und die Vereinsverwaltung dahinter. In der App steht ein anderer für Ihre Daten gerade als auf dieser Website - das erklärt Abschnitt 3.

1. Wer diese Website betreibt

PFAUMEDIA GmbH & Co. KG
Heessener Str. 37a
59229 Ahlen
Telefon 02388 4766752
info@pfaumedia.de
Vollständiges Impressum

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir weder nach Art. 37 DSGVO noch nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz bestellen. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter der oben genannten Adresse.

2. Diese Website

Protokoll des Webservers

Jeder Aufruf wird protokolliert, wie es jeder Webserver tut. Gespeichert werden IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statusmeldung, übertragene Datenmenge, verweisende Seite und Browserkennung. Das dient dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden täglich gewechselt und spätestens nach 15 Tagen automatisch gelöscht.

Keine Cookies, keine fremden Server

Diese Website setzt keine Cookies und bindet nichts von außen ein. Schriften, Bilder und das Logo liegen auf unserem eigenen Server. Es gibt keine Zählpixel, keine Werbenetzwerke und keine Schaltflächen sozialer Netzwerke. Deshalb kommen Sie hier ohne Zustimmungsbanner direkt zum Inhalt.

Wenn Sie uns schreiben

Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst lit. f. Anfragen ohne weiteren Verlauf löschen wir nach zwei Jahren.

3. Die App Klubsache: wer wofür geradesteht

Über die App verwaltet ein Verein seine Mitglieder. Damit entscheidet der Verein, welche Daten er erhebt und wozu. Er ist im Sinne der DSGVO der Verantwortliche. An ihn richten Sie Auskunft, Berichtigung und Löschung. Den Namen Ihres Vereins zeigt die App auf dem Startbildschirm. Die Anschrift steht in Ihren Vereinsunterlagen.

PFAUMEDIA stellt dem Verein die Technik. Wir arbeiten dabei nur auf seine Weisung und sind sein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir nutzen die Daten nicht für eigene Zwecke, geben sie nicht weiter und verkaufen sie nicht. Was wir dürfen und was nicht, gibt der Verein vor.

4. Welche Daten in der App verarbeitet werden

Welche Angaben ein Verein tatsächlich nutzt, entscheidet er selbst. Möglich sind diese:

Stammdaten	Vor- und Nachname, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, Anschrift mit Straße, Postleitzahl und Ort, Eintritts- und Austrittsdatum, Art der Mitgliedschaft, E-Mail-Adresse, bis zu drei Telefonnummern, Zuordnung zu einer Familie und ein Bemerkungsfeld.
Geschlecht	Freiwillig. Nötig nur, weil der Landessportbund die Mitgliederzahl getrennt nach Geschlecht abfragt. Ohne Angabe zählt das Mitglied in der Gesamtzahl mit.
Zugang	E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort liegt nicht im Klartext, sondern als nicht rückrechenbarer Prüfwert. Für die App merkt sich der Server, welches Gerät angemeldet ist, damit Sie einzelne Geräte wieder abmelden können.
Beiträge	Beitragsart und Betrag, offene und bezahlte Posten, Mahnstufe und Mahngebühr. Beim Lastschrifteinzug zusätzlich Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsreferenz und das Datum der Unterschrift.
Training	Termine, Zu- und Absagen, Anwesenheit.
Prüfungen	Gürtelgrade mit Datum, Prüfer und Ort, das Ergebnis einer Prüfung und Freigaben durch Trainer.
Trainer und Übungsleiter	Nur für Mitglieder, die für den Verein Training geben: Art der Vergütung, Stundensatz oder Monatsbetrag, geleistete Stunden, Zeitraum der Tätigkeit und die Bankverbindung für die Auszahlung. Bei einem Minijob zusätzlich Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Krankenkasse und die Merkmale, die für die Anmeldung nötig sind.
Profil	Freiwillig: ein Profilbild und ein kurzer Text über sich. Beides sehen nur angemeldete Mitglieder desselben Vereins.
Chat	Nachrichten samt Zeitpunkt und Absender, Meldungen über Nachrichten, Blockierungen und die Zustimmung der Eltern bei Kindern.
Kasse	Buchungen des Vereins. Liest der Verein einen Kontoauszug ein, gehören Verwendungszweck, Betrag und der Name des Zahlenden dazu.
Nachweise über wichtige Schritte	Wer eine Prüfung freigegeben, einen Trainereinsatz bestätigt, eine Mahnung ausgelöst oder eine Bankverbindung geändert hat, hält Klubsache mit Zeitpunkt fest. Der Verein braucht diesen Nachweis für seine Buchführung, deshalb bleibt der Eintrag auch nach einer Zugangslöschung bestehen. Dort steht dann statt des Namens „Gelöschter Zugang“.

Was auf Ihrem Gerät gespeichert wird

Die Weboberfläche der Vereinsverwaltung setzt die Cookies, die für Anmeldung und Sicherheit nötig sind. Die App legt den Anmeldeschlüssel im geschützten Speicher Ihres Geräts ab, damit Sie sich nicht bei jedem Start neu anmelden müssen. Cookies für Werbung oder Statistik gibt es weder hier noch dort. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz: ohne diese Speicherung gäbe es keine Anmeldung.

5. Wozu, und auf welcher Rechtsgrundlage

• Mitgliedschaft abwickeln - Training, Beiträge, Anwesenheit, Prüfungen. Grundlage ist der Mitgliedsvertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Meldungen an Verband und Sportbund - bestandene Prüfungen an den Landesverband, die Mitgliederzahl an den Landessportbund. Grundlage sind Satzung und Verbandsordnung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sowie das berechtigte Interesse des Vereins an einer geordneten Mitgliedschaft in seinem Verband, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Trainer bezahlen und anmelden - Übungsleiterpauschale, Minijob, Meldungen an Minijob-Zentrale, Krankenkasse und Finanzamt. Grundlage ist der Vertrag mit dem Trainer, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, und die gesetzliche Pflicht aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Buchhaltung und Steuer - gesetzliche Pflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung.
• Freiwillige Angaben - Profilbild, Kurztext und Geschlecht beruhen auf Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit in der App entfernen, das wirkt für die Zukunft.
• Sicherer Betrieb - Protokolle über Anmeldungen und Fehler, berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Welche Angaben nötig sind

Für die Mitgliedschaft braucht der Verein Name, Geburtsdatum und Anschrift, für den Beitragseinzug zusätzlich die Bankverbindung. Ohne diese Angaben kann er die Mitgliedschaft nicht führen. Für einen Zugang zur App kommen E-Mail-Adresse und Passwort dazu. Alles Weitere ist freiwillig: Geschlecht, Profilbild, Kurztext, zusätzliche Telefonnummern. Wer sie weglässt, nutzt Klubsache trotzdem vollständig.

6. Kinder und Jugendliche

Für Angebote wie unsere App gilt: Erst ab 16 Jahren kann ein Kind selbst wirksam in eine Verarbeitung einwilligen, die auf Einwilligung beruht. So steht es in Art. 8 DSGVO. Deshalb gilt in Klubsache: Einen Zugang für ein Kind unter 16 gibt es nur, wenn es einen Elternzugang gibt. Am Chat nimmt ein Kind erst teil, wenn ein Elternteil zugestimmt hat. Eltern können jederzeit mitlesen, was ihr Kind schreibt und empfängt, und die Zustimmung jederzeit zurückziehen. Kinder bis einschließlich zwölf Jahre schreiben nur in Gruppen, nicht einzeln.

7. Wie lange gespeichert wird

Chatnachrichten	nach der Frist, die der Verein einstellt. Vorgabe sind 24 Monate, danach löscht Klubsache sie nachts automatisch. Stellt der Verein „unbegrenzt“ ein, bleiben die Nachrichten, bis er sie löscht.
Mitgliedsdaten	bis zum Austritt; danach löscht der Verein sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
Beiträge, Buchungen, Mandate	10 Jahre, weil das Steuerrecht das verlangt (§ 147 Abgabenordnung)
Unterlagen zu Trainern	Abrechnungen 10 Jahre nach Steuerrecht; die Entgeltunterlagen zur Sozialversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung folgt (§ 28f Sozialgesetzbuch IV)
Anwesenheit	solange die Mitgliedschaft läuft
Prüfungen und Gürtelgrade	dauerhaft, solange der Verein sie als Nachweis führt
Nachweise über wichtige Schritte	zusammen mit dem Vorgang, auf den sie sich beziehen
Protokolle des Servers	spätestens 15 Tage

8. Wer sonst noch Daten bekommt

• Die Bank des Vereins, wenn Beiträge per Lastschrift eingezogen werden. Der Verein erzeugt in Klubsache eine Datei und reicht sie bei seiner Bank ein.
• Der Landesverband, wenn eine Prüfung gemeldet wird - Name, Geburtsdatum, neuer Gürtelgrad, Prüfdatum, Prüfer und Ort.
• Der Landessportbund für die jährliche Bestandserhebung. Dorthin gehen nur Zahlen, keine Namen.
• Minijob-Zentrale, Krankenkasse und Finanzamt, wenn der Verein einen Trainer als Minijobber beschäftigt oder eine Übungsleiterpauschale auszahlt.
• PFAUMEDIA als Auftragsverarbeiter des Vereins.
• Der Rechenzentrumsbetreiber Host Europe GmbH, auf dessen Servern Klubsache läuft. Die Server stehen in der Europäischen Union.

Werbenetzwerke, Statistikdienste und Datenhändler bekommen nichts. Klubsache bindet keine solchen Dienste ein. Die App enthält keine Bibliothek zur Messung von Nutzerverhalten und keine Werbekennung.

Mitteilungen auf dem Gerät

Mitteilungen gibt es derzeit nur in der Weboberfläche. Schalten Sie sie ein, läuft die Zustellung über den Push-Dienst Ihres Browsers: bei Chrome über Google, bei Safari auf iPhone, iPad und Mac über Apple, bei Firefox über Mozilla. Der Dienst bekommt die Zustelladresse Ihres Geräts und die Mitteilung in verschlüsselter Form. Lesen kann er sie nicht, entschlüsselt wird erst auf Ihrem Gerät. Google, Apple und Mozilla sitzen in den USA. Einen Vertrag mit ihnen haben wir nicht - welchen Dienst Ihr Gerät nutzt, entscheiden Browser und Betriebssystem. Dorthin gehen die Zustelladresse Ihres Geräts und die verschlüsselte Mitteilung. Grundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO: Sie erteilen sie, indem Sie die Mitteilungen einschalten. Dabei sollten Sie wissen, dass in den USA kein dem europäischen entsprechendes Datenschutzniveau gilt, dass Behörden dort auf Daten zugreifen können und dass sich Ihre Rechte schwerer durchsetzen lassen. Diese Übermittlung gibt es nur, solange Sie Mitteilungen eingeschaltet haben. Sie können sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts wieder abschalten.

Automatisierte Entscheidungen

Klubsache trifft keine Entscheidungen über Sie allein durch Technik. Es gibt kein Profiling und keine automatische Bewertung von Mitgliedern. Über Aufnahme, Beitrag, Prüfungszulassung und Mahnung entscheiden Menschen im Verein.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung falscher Angaben (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format (Art. 20) und auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an Ihren Verein. Für diese Website und für Fragen an uns als Hersteller erreichen Sie uns unter info@pfaumedia.de.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf. Für Ihren Verein ist die Behörde des Bundeslandes zuständig, in dem er seinen Sitz hat.

10. Konto und Daten löschen

Wie Sie Ihren Zugang und Ihre Daten löschen lassen, steht auf einer eigenen Seite: Konto löschen.

Beim Löschen überschreibt Klubsache Name, E-Mail-Adresse und Passwort des Zugangs. Profilbild, Kurztext, Chatnachrichten, die Rollen in der App und die Anmeldungen für Mitteilungen werden entfernt. Ein Datensatz bleibt als leere Hülle bestehen, weil an ihm die Nachweise aus Abschnitt 4 hängen und weil die Mitgliedschaft im Verein weiterläuft. Eine Anmeldung ist danach nicht mehr möglich.

11. Änderungen

Wächst Klubsache, ändert sich diese Erklärung. Die gültige Fassung steht immer hier, mit dem Datum oben. Ändert sich etwas Wesentliches, sagen wir es den Vereinen aktiv.